【テンプレートあり】カウンセリングシートの作り方！効果的な質問でリピーター激増

「カウンセリングシートでは、どのような質問をすればいいのかな？」
「作り方がわからないのでテンプレートが欲しい！」
「カウンセリングシートを活用してリピーターを増やしたい！」

カウンセリングシート（問診票）を上手く活用すると、意思疎通がスムーズになるので対応時間の短縮につながります。

また、質問内容を工夫すると「施術を受ける価値がある」「この料金なら安い」と感じてもらえて、次回以降の予約をしてもらいやすくなります。

• カウンセリングシートを作る目的とは
• テンプレート
• 質問内容の解説
• カウンセリングシートの作り方

実際、僕の受講生である成田先生は、この記事で紹介するカウンセリングシートを用いた問診により、月商336万円を達成しました。

その後も問診の技術を磨き続けることでリピート率を高め、30〜40%の患者さんが10回以上も院を訪れています。

この記事を読めば、カウンセリングシートの作り方をマスターでき、紹介した事例のようにリピーターの獲得や売上アップにつながるでしょう。ぜひ最後までお読みください！

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カウンセリングシートを作る目的とは

カウンセリングシートは、患者さんと施術者をつなぐ効果的なツールです。カウンセリングシートを作る主な目的は以下のとおりです。

このように、カウンセリングシートは単なる症状の控えではなく、作り方次第でリピーターを増やすのに効果的なツールになります。

カウンセリングシートの作り方【テンプレート】

ここでは、カウンセリングシートの一例として、治療院や接骨院などの問診票のテンプレートを紹介します。

このテンプレートは、美容系サロンやリラクゼーションサロンにも応用できますので、ぜひ参考にしてみてください。

カウンセリングシートの作り方【質問内容の解説】

こちらでは、テンプレートの質問9項目のうち、No.2～8の7項目について解説します。

1. 当院を知った理由
2. 当院を選んだ理由
3. 身体の不調で日常感じている問題
4. 身体の不調で不安に感じていること
5. 解決のために今までしてきたこと
6. 今後の通院の妨げとなる要因
7. 不調を解決したい理由

それでは順番に見ていきましょう。

1.当院を知った理由

「どのような経緯で当院を知ったか」の主な選択項目は、チラシ・ホームページ・SNS・紹介などがあります。

この質問をすることによって、どのような集客方法が効果的だったのか、あとで検証できるメリットがあります。

集客はどれかひとつに絞るのではなく、同時並行で進めるのが効果的です。しかし、同時におこなうと何にどのくらいの効果があったのかがわかりません。

その答え合わせのために、カウンセリングシートに記入してもらうのです。

2.当院を選んだ理由

たとえば「駅から近い」が理由なら立地条件、「知り合いにすすめられた」のなら技術の高さが強みだと考えられます。

このように、当院を選んだ理由を尋ねると、他店との差別化を考える際に役立ちます。

3.身体の不調で日常感じている問題

身体の痛みなどにより、日常生活でどのような支障があるのかを尋ねます。この問いで大切なのは、困っている点をできるだけ具体的に書いていただくことです。

たとえば「腰が痛くて動きにくい」ではなく「腰が痛いので職場でちょっとした荷物でも運べず、同僚に迷惑をかけている」といった具合です。

4.身体の不調で不安に感じていること

「今の症状が継続」または「今の症状が悪化」するとどのように困るのか、不安に感じていることをお聞きします。

たとえば「腰痛で仕事に支障が出ているため、リストラの対象にならないか不安」といった具合です。

患者さんが抱えている漠然とした不安が具体化されるので、施術を継続するモチベーションになるでしょう。

5.解決のために今までしてきたこと

その症状を治すために「今までどのようなことをしてきたのか」を尋ねます。たとえば「病院で治療を受けた」「針治療を受けてみた」「マッサージに通っていた」などです。

他で解決できなかった不調が治ったら、施術の価値がうんと高まります。

6.今後の通院の妨げとなる要因

たとえば「お金がない」「時間がない」「予定が立てられない」などです。

この質問をすることによって、継続をサポートするために効果的なアドバイスができるでしょう。また、もし継続できなかった場合も、その原因がわかれば今後の参考になります。

7.不調を解決したい理由

現在の問題を解決しないといけない理由を、もう一度ここでお聞きします。3番や4番の質問と似ているため、くどいように感じる方もいるかもしれません。

しかし、患者さんの悩みを深く知ることは、次回以降の予約をしてもらうために欠かせない質問です。

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カウンセリングシートの作り方次第でリピートしてもらえる！やり方8ステップ

カウンセリングシートを上手く活用すると、施術をする前にヒアリング時点で次回以降の予約をしてもらえます。

こちらではその方法を、8ステップに分けて説明します。

1. 料金の詳細を案内する
2. 来院時間を案内する
3. 身体との向き合い方を確認する
4. 患者さんの悩みを深掘りする
5. 悩み解決のために今までしてきたこととその成果を確認する
6. どうすれば解決できると思うか聞いてみる
7. 悩み解決のために検査をすることを理解してもらう
8. 一緒に解決していく意思があるか確認する

順番に解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

1.料金の詳細を案内する

カウンセリングシートの裏面などに、注意点として「予約を辞退した場合は原則キャンセル料金が必要」と説明しておきます。また、支払い方法は前払い制にして、返金は原則不可にするのがおすすめです。

患者さんに申し訳なく感じる方がいるかもしれませんが、通院ペースを守っていただかないと施術の効果が薄れてしまいます。

また、継続を断念されると、それまでの施術が無駄になってしまう恐れもあります。

もし実際にやむを得ない事情で解約された場合は、臨機応変に対応しても問題ありません。しかし、約束事がないと人間は楽なほうへ流されやすい生き物です。

心を鬼にして、この注意点を記載されることをおすすめします。

2.来院時間を案内する

「5分前の来院」は、たとえば予約時間の30分前に来院されると休憩が取れなくなったり、待合室が混雑したりするからです。

また「5分以上の遅刻はキャンセル扱い」は、施術時間がずれこむとあとの患者さんに迷惑をかけてしまうからです。

これについても厳しく感じるかもしれませんが、得てして人はルールが徹底されているほうが安心感を抱くものです。

ルールを明確に設定することにより、患者さんも施術に対して真摯に向き合うことができるでしょう。

3.身体との向き合い方を確認する

上記2点とともに、カウンセリングシートの裏面などに「症状の改善のためにまじめに施術に向き合う」ことを約束していただく内容を記しておきます。

そして、ここまでの内容（1～3）の最後に「カウンセリングシートの記入をもって同意したものとさせていただきます」と記載しておきます。

患者さんにはカウンセリングシートを書く前にこれを読んでもらいましょう。

4.患者さんの悩みを深掘りする

カウンセリングシートを書いてもらったら、ここからヒアリングに入ります。

患者さんに「あなたが本当に解決したい問題は何ですか？具体的に教えてください」と尋ねてみてください。

この問題を解決するためにお金を支払っていただき、通院する時間を確保してもらわないといけないからです。

患者さんの表面的な悩みではなく「日常生活でどのように困っているのか」を聞き出すように心がけましょう。

人はいろいろ困っていても、いざ問われるととっさに言葉が出てこずに「〇〇が痛い」のひと言で済ませてしまいます。

患者さんが説明してくれる悩みと、本当に感じている悩みにはギャップがあるため「不便を感じていること」「不愉快な感情」「願望」などをできるだけ多く引き出していきましょう。

悩みを聞き出せないままリピート率を上げようとすると、患者さんを言いくるめないといけなくなるので注意しましょう。

5.悩み解決のために今までしてきたこととその成果を確認する

ここでは、患者さんに自分の問題を強く自覚してもらうための質問を投げかけていきます。今まで、不調に対してどのような対処をしてきたのか、質問して思い出してもらいます。

カウンセリングシートにも記入してもらっていますが、口頭でも質問してより深く状況を聞き出しましょう。

そして、今までやってきた施術すべてにおいて、根本的な解決にはつながらなかったことを患者さん自身に語ってもらいます。

6.どうすれば解決できると思うか聞いてみる

次に、患者さんに「今の状況から抜け出すにはどうすればいいのか」を考えてもらいましょう。

日常生活でも改善に向けて努力し、継続して施術を受けることの大切さを患者さん自身に語ってもらえば、当事者意識が芽生えて改善しやすくなるでしょう。

一方、問題点や解決方法を患者さん自身に自覚してもらわずに施術を始めると、リピート率が低くなったり、低い単価で請け負うことになったりするので注意してください。

7.悩み解決のために検査をすることを理解してもらう

治療院の場合、ヒアリングが終わったら検査をして、患者さんの悩みを解決できるかどうか確認します。

このように、丁寧に説明しましょう。

そうすることにより、患者さんに自発的に検査する気持ちになってもらえて、施術の価値も高まります。

もし説明をせずに検査を始めたら、まるで流れ作業に載せられているような気分になってしまい、その後の施術もすべて受動的になっていくでしょう。

8.一緒に解決していく意思があるか確認する

検査を終えて、施術によって改善が見込めるようであれば、次のように伝えましょう。

このように伝えます。

すると患者さんは驚いて「どうして断言できるの？」と疑問に思うでしょう。そうすることによって、現状の状態や施術方針などを「理解しよう」と聞く耳を持ってもらえます。

聞く耳を持ってもらえないと、いくら説明しても施術の価値や必要性は伝わらず、リピートにはつながりません。

施術の価値や必要性を伝えるには、伝わりやすい環境作りが大切になります。

その際は、施術のゴールを示してから次のように声かけをします。

このような流れで、患者さんが自ら「継続したい」と思ってもらえるように説明していきます。

価値を感じてもらえばリピートしてもらえるので、この記事を参考にして試してみてくださいね。

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